В соответствии с приказом РосСтандарта №435-ст от 25 мая 2017 с 1 июля 2018 года вступают в силу новые правила заверения копий трудовых книжек и других первичных документов наёмных работников. Фактически это означает, что в делопроизводстве введён новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Приступать к внедрению новых стандартов на местах можно уже сейчас.

Что нового?

Одно из нововведений обязывает сотрудников HR проставлять в копиях кадровых документов отметки о местонахождении подлинника. То есть теперь будет необходимо указывать не только наименование организации (или паспортные данные гражданина), но и адрес физического (юридического лица). Другими словами, запись должна выглядеть следующим образом: «Оригинал документа хранится в ООО «ВШтате.ру» по адресу: город Москва, улица Можайский Вал, дом 8, оф. 343, в деле № 186 за 2017 год».

Нововведения касаются и заверения копий документов. С 1 июля 2018 года сотрудники кадровых служб должны будут заверять все копии документов словом «Верно» с указанием:

  • должности уполномоченного сотрудника;
  • расшифровки личной подписи;
  • даты заверения копии;
  • проставлением круглой печати (при ее наличии).

Рекомендации касаются в том числе и копий внутренних документов при пересылке их из головного офиса в локальные подразделения (и наоборот).

Несмотря на то, что новые стандарты вступают в силу с 1 июля 2018 года, приступать к их внедрению можно уже сейчас.